Pautas para la implementación con éxito de un ERP

Imagina que el viernes has sido capaz de terminar la semana antes de que ésta haya terminado contigo, has apagado tu ordenador portátil y como todos los días te lo llevas para casa, aunque este domingo no lo vas a encender como tienes por costumbre, para recoger y contestar  algunos correos y preparar las actividades del lunes.

Vas a romper  esa rutina debido a la circular que has recibido desde el Departamento de Sistemas, en la que se te anuncia que el próximo lunes, tras más de un año de trabajo, se lanza el nuevo ERP, que sustituye al software “casero” con el que has convivido en los últimos años.

No te coge por sorpresa. Durante los últimos meses has participado en muchas reuniones, has planteado tus necesidades, discutido con los consultores, te has quejado de ciertos cambios y aplicaciones que no te gustan y has recibido unas cuantas horas de formación.

Eso sí, estás preocupado, porque ya has vivido una situación como ésta en tu anterior empresa y no sabes con certeza si lo que te espera a partir del lunes es un periodo complicado, en el que tendrás que trabajar más hasta que todas las piezas encajen y percibas los beneficios de las nuevas aplicaciones o si por el contrario revivirás lo que fue una auténtica pesadilla laboral, que hasta se llevó por delante a algunos de tus antiguos compañeros.

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Se ha escrito mucho sobre sistemas ERP y yo no pretendo competir con todos los expertos que a buen seguro saben más que yo y menos en un texto breve, pero como profesional que ha vivido varias implantaciones, me atrevo a ofrecer algunos consejos a quienes estén pensando en embarcarse en un proyecto de esta clase.

Análisis de la situación actual

Pese a que en teoría la mayor parte de las personas a quienes preguntes te reconocerán que un ERP es una herramienta para un fin y no un fin en sí mismo,  es sorprendente ver cómo muchas empresas se lanzan a por uno sin un examen riguroso de su realidad actual.

Dicen los sabios de Toyota que la mayoría de los procesos en los negocios son un 90% de desperdicio y un 10% de trabajo con valor añadido.  Si automatizas un desorden sólo obtendrás un desorden automatizado.

Antes de comenzar a buscar una solución ERP es imprescindible revisar y optimizar nuestro funcionamiento, eliminando las tareas sin valor y  los tiempos de espera entre procesos, decidir qué es lo que debemos mejorar y a continuación documentarlo adecuadamente.

Puede que algunos departamentos no precisen de grandes cambios pero seguro que otros pueden “reinventarse”, lograr grandes mejoras en un plazo corto y plantear otras para las que quizás sea necesario apoyo informático adicional.

En cualquier caso, antes de iniciar la búsqueda de un ERP es fundamental que cada departamento haya completado su “análisis de requerimientos”, las funcionalidades que deberá satisfacer la herramienta buscada.

Definición de objetivos

La adquisición de un ERP ha de responder a unas necesidades claras de la empresa. Puede suceder que nuestro departamento de sistemas no tenga capacidad suficiente para atender la demanda de desarrollos proveniente de los diferentes departamentos. También que la información de gestión diseñada  “en casa”  no sea consistente o que determinadas áreas de la empresa necesiten cambiar en profundidad su forma de trabajar y precisen de aplicaciones más sofisticadas.

La empresa ha de identificar con precisión los objetivos que persigue y fijar plazos para su consecución. Hasta donde sea posible, realizar un análisis para determinar el retorno esperado de una  inversión que tendrá cierta entidad.

Designación de responsable del proyecto

La implantación  de un ERP es un acontecimiento extraordinario en la vida de una empresa. Ésta puede contar con magníficos profesionales en cada una de sus áreas, pero en el momento de abordar el proyecto es posible (yo diría que probable si se trata de una pyme) que nadie en la organización haya vivido algo similar con anterioridad.

La figura del director de proyecto será fundamental para su éxito. Dada la naturaleza del mismo, parece que la elección más lógica es la del Responsable de Sistemas, pero aun siendo su papel fundamental (se trata de quien puede mantener la interlocución técnica con el proveedor del software), su perfil, posición en el organigrama de la empresa y experiencia pueden aconsejar que el mando lo asuma otro directivo o el propio gerente. No hay que olvidar que se trata de un trabajo que va a detraer recursos de todos los departamentos y  que va a generar tensiones (la empresa no se para), por lo que debe ser conducido por alguien con el poder y las competencias necesarias.

Nuestro director de proyecto habrá de tener un equivalente en la empresa suministradora del ERP, que no podrá  retirarse del mismo (para atender a otro cliente) hasta culminar la implantación.

Análisis de requerimientos por departamento (todos ellos)

En ocasiones sucede que el detonante de la implementación de un ERP es la necesidad que tiene un departamento concreto de someter sus procesos a una reingeniería profunda. Por ejemplo, Compras quiere “modernizar” el área de Gestión de Stock, haciéndola “científica” pues no puede compatibilizar la continua necesidad de mejorar la rotación al mismo tiempo que el nivel de servicio.

Aprovechando que “el Pisuerga pasa por Valladolid” los financieros ven la posibilidad de integrar la información interna y la Gerencia de superar el retraso crónico en la entrega de aplicaciones a medida por parte del Área de Sistemas, con lo que ¿por qué no ampliar los módulos a comprar  de ese ERP que Compras lleva tanto tiempo estudiando?

Es un error tremendo escoger un determinado software sin haberse asegurado completamente de que cumple con las necesidades de todos los departamentos de la empresa. Si no lo hacemos así nos veremos obligados a solicitar “modificaciones” en la aplicación estándar, encareciendo el coste del proyecto, alargándolo en el tiempo y dificultando la adopción de versiones superiores que a buen seguro comercializará el desarrollador en el futuro.

Prospección de Mercado (previa definición de tipología de potenciales ofertantes)

Antes de iniciar la búsqueda es preciso determinar con claridad el perfil de la empresa a la que vamos a contratar. No es una decisión banal. En este caso, nuestro proveedor es tan importante como su producto.

Requisitos que debe cumplir el suministrador del ERP:

• Trayectoria. Preferentemente se tratará de una empresa que lleve años en el Mercado y su producto habrá superado varias versiones.
• Afinidad. Deberá tener clientes en nuestro sector o en sectores con problemáticas similares, ya sea en España o en otros países
• Presencia multinacional. Imprescindible si tenemos estructura en el extranjero o prevemos tenerla en un futuro
• Sólida posición financiera. Que “garantice” la existencia del desarrollador en el futuro y la mejora de su producto con nuevas versiones

Presentación de propuestas

No es suficiente con una “demo” más o menos extensa del software en nuestras instalaciones o en las del potencial ofertante. Si los responsables de las diferentes áreas de la empresa acuden a la reunión o reuniones con sus análisis de requerimientos convenientemente documentados podrán formular las preguntas necesarias a la luz de la demostración, pero con eso no basta. Es necesario que el ofertante nos facilite “referencias” en sectores afines a las que podamos visitar para constatar sobre el terreno prestaciones, problemas, soporte técnico tras el arranque,…

También es muy importante conocer a los consultores que aportarán los ofertantes y su perfil. Deben ser profesionales con una sólida trayectoria en el mundo de la empresa. No basta conque conozcan detalladamente el software. Si éste es suficientemente complejo admitirá muchas posibilidades de parametrización y sólo encontraremos las más adecuadas si tenemos interlocutores que hayan vivido problemas como los que planteamos. El precio que pagaremos por hora de consultor va a ser único y el valor recibido no será el mismo si al margen de su director de proyecto, sus colaboradores para los diferentes módulos del ERP son mayoritariamente “juniors”.

Presupuesto completo (Consultoría + Software + Hardware)

Si nuestras necesidades están definidas (y documentadas) con un nivel de detalle suficiente será más sencillo conseguir propuestas “cerradas” en el apartado económico, que nos eviten sorpresas desagradables. Una vez hemos intercambiado la información precisa con nuestros proveedores potenciales debe ser posible establecer un número de horas de consultoría y un posible “colchón” para imprevistos incluido en el presupuesto.

Respecto a este asunto, mencionar la importancia de lograr un compromiso firme de toda nuestra organización para completar el proceso en el plazo estipulado. En este tipo  de proyectos es relativamente frecuente asistir a reuniones en las que faltan algunas personas (o éstas llegan tarde) debido a la presión que ejerce la actividad diaria. La consecuencia de este escenario es el alargamiento de los plazos  y un encarecimiento de la factura a pagar (los consultores de nuestro proveedor nos van a cobrar por su presencia en cualquier caso).

Mencionar por último la importancia de un correcto dimensionamiento del hardware sobre el que trabajará el ERP escogido. Este tipo de sistemas pueden ser grandes consumidores de recursos y una especificación insuficiente que se ponga de manifiesto tras el arranque nos perjudicará, afectando a nuestra capacidad de servicio al Cliente y desmotivando a nuestro personal, sometido a una fuerte presión para adaptarse a las nuevas aplicaciones. El suministrador del software deberá asesorarnos adecuadamente en este terreno.